Trenne Dich von diesen Zeitfressern ein für alle Mal
Zusammenfassung
- So setzt Du zukünftig klare Prioritäten
- Wie Dir mehr Pausen dabei helfen mehr und effektiver zu arbeiten
- Wie Dein Handy auf Deine Arbeit Einfluss nimmt
Worum es geht
So wirst Du produktiver und gleichzeitig weniger gestresst.
Das Telefon klingelt, Bescheide vom Finanzamt kommen an, die Emails häufen sich, die Kollegen erzählen von ihrem spannenden Wochenende, Dein Chef wirft Dir noch zwei dringende Dinge zu und schon um kurz nach 8 Uhr kannst Du den Feierabend gar nicht mehr erwarten.
Wie kann man bei diesem Stress die Übersicht behalten? Und gibt es Wege gleichzeitig die eigene Produktivität zu erhöhen? Was zunächst utopisch klingt, ist bei näherer Betrachtung deutlich einfacher als Gedacht.
„Setzen von Prioritäten hilft Dir, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Sorgt für einen Stressfreien Tag.“
Welche Möglichkeiten Du hast um Deine Produktivität zu steigern und dabei gleichzeitig Dein Stresslevel zu senken, das erfährst Du in diesem Blog-Beitrag.
Erstelle Dir einen klaren Plan
Wichtiges von weniger wichtigen Dingen trennen
Wir kennen es alle. Auf unserer (gedachten) To-Do-Liste häufen sich die Einträge und wir wissen weder wo wir anfangen noch wir aufhören sollen. Und wenn in diesem Moment noch die nächste Email eintrifft, dann ist es ganz vorbei mit der Herrlichkeit. Was dabei hilft?
Wenn Du weißt, welche Aufgaben gerade am wichtigsten sind, dann hast Du einen klaren Weg vor Dir und weißt, wo Du anfangen sollst.
In der Praxis hat sich dabei das folgende Vorgehen bewährt: Du kommst in der Kanzlei an, packst Deine Tasche aus und machst Dir erst einmal einen Kaffee oder einen Tee. (?) Was? Ja, genau. Erst einmal bewahrst Du die Ruhe und gibst Dir selbst die Zeit um anzukommen und die Übersicht zu behalten und das darfst Du auch allen Kolleginnen und Kollegen mitteilen, die Dich schon in dem Moment abfangen wollen, in dem Du den Türgriff Deines Büros berührst.
Jetzt solltest Du alle Aufgaben sammeln, die gerade aktuell sind. Es gibt sehr effiziente Programme (z.B. Getting Things Done), die Dir dabei helfen die Übersicht zu erlangen und bei denen Du nicht alle Aufgaben neu zusammentragen musst. Aber egal wie – zuerst brauchst Du eine Übersicht.
Danach kannst Du priorisieren: Welche Dinge brennen und müssen unbedingt heute erledigt werden? Was ist ein „Nice-to-have“ und kann notfalls auch morgen bearbeitet werden und welche Aufgaben kannst Du auch einige Tage nach hinten schieben? Priorisiere alle Deine Aufgaben nach der Dringlichkeit in diese drei Bereiche.
Dann kannst Du beginnen und kümmerst Dich um alle Aufgaben, die heute unbedingt bearbeitet werden müssen.
Wenn Du die erste Kategorie abgearbeitet hast, dann ist der wichtigste Bereich erledigt und Du kannst mit Ruhe und mehr Entspannung an alle anderen Aufgaben gehen, die anstehen.
Und das gilt übrigens nicht nur für Deinen Berufsalltag. Auch während Deiner Ausbildung oder Umschulung zur Steuerfachangestellten; dieses Vorgehen ist Gold wert!
Praxistipp:
Viele Kanzleien stellen inzwischen sogar sicher, dass die Mitarbeiter nur morgens und nachmittags einmal Emails zugestellt bekommen. So ist gewährleistet, dass man nicht durch eingehende Nachrichten abgelenkt wird und man sich auf genau die wesentlichen Aufgaben fokussieren kann.
Mehr Pausen bedeuten höhere Effizienz
Schenke Deinem Kopf einen Neustart
Wusstest Du, dass viele Schriftsteller nur stundenweise arbeiten? Der fast schon romantische Gedanke, dass ein Romanautor an einem verlassenen See in einer einsamen Hütte sitzt und tagelang ununterbrochen auf seine Tastatur haut um am Ende mit einem fertigen Buch wieder nachhause zu fahren – er ist in den allermeisten Fällen nicht real.
Im Gegenteil – sehr viele Autoren arbeiten für eine oder zwei Stunden am Text um sich dann eine „kreative Pause“ zu gönnen und sich abzulenken und um danach wieder mit neuem Elan und frischem Kopf weiterarbeiten zu können.
Und es scheint zu stimmen. Viele Untersuchungen (u.a. der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin) belegen, dass eine Pause oftmals wahre Wunder wirken kann. Wenn Du Stunde um Stunde an Deinem Computer sitzt, Buchhaltungen durchhaust, Felder in den Steuererklärungen prüfst, Emails tippst und ans Telefon gehst, dann sinken Deine Konzentration und Dein Arbeitstempo zunehmend ab. Eine kleine Pause hilft um den Kopf freizubekommen!
Eine Tasse Kaffee, durchatmen am offenen Fenster, ein kurzer Plausch mit Deinen Kollegen oder einfach ein Moment Ruhe entspannen Deine Synapsen und entlasten die üblichen Gedankengänge. Der Effekt: Sobald Du Dich wieder an Deinen Schreibtisch setzt besitzt Du neue Energie und Dein Arbeitstempo und Qualität verbessern sich enorm – Ein Tipp, der sogar zu mehr Gehalt führen kann.
Übrigens: Eine Pause mit Handy wirkt oftmals vollkommen kontraproduktiv. Mehr dazu im nächsten Absatz.
Handy weg!
Warum Dein Smartphone für noch mehr Ablenkung und ein höheres Stresslevel sorgt
Nur noch schnell die Nachrichten checken und auf WhatsApp zwei Freunden schreiben. Dann ein kleiner Blick auf Instagram – das Katzenvideo ist zu cool und muss noch schnell geteilt werden…
Das Smartphone besitzt seit der Erfindung einen enormen Einfluss auf uns: Die bewegten Bilder, der schnelle Kontakt zu Freunden und Bekannten, das Tor zur Welt der sozialen Medien. Kaum ein Instrument ist so vielseitig wie unser Telefon. Doch wie genau wirkt es auf unsere Produktivität und unser Stresslevel?
Es gibt noch immer wenige Forschungsergebnisse die die exakte Wirkungsweise darstellen, allerdings sind sich die Wissenschaftlicher zumindest darüber einig, dass Smartphones und Co. eine negative Wirkung auf unsere Produktivität und Aufmerksamkeit nehmen.
Vor allem in Verbindung mit unseren Aufgaben in Büro und Arbeit setzt der Blick auf das Smartphone einen sehr unpassenden Fokus. Nach Meinung vieler Wissenschaftler werden ähnliche Gedankengänge und -strukturen genutzt wie bei der täglichen Arbeit und vor allem durch die bunten Farben und bewegten Bilder sehr ausgereizt. Die Folge ist nicht eine erhoffte und notwendige Erholung, sondern viel mehr eine noch stärkere Belastung.
Daher kann ein guter Rat nur lauten: Während der Arbeitszeit Finger weg vom Smartphone.
Wer schreibt hier?
Marcel Wickert
Marcel ist seit vielen Jahren spezialisiert in Personalfragen in der Steuerberatung. Als Geschäftsführer der Jarl Skand Personalberatung und SF Marketing GmbH begleitete er in den letzten Jahren viele Fachkräfte erfolgreich bei Ihren Gehaltsverhandlungen. Die Jarl Skand Personalberatung wurde dabei 2020 als eine führenden Beratungsdienstleister Deutschlands ausgezeichnet.
Passend zum Thema in unserem Podcast erschienen:
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